GenTMB

Les dades personals són un actiu molt important per a les organitzacions. Així, el tractament de dades personals dels empleats, usuaris del transport o de les pàgines web del Grup TMB, per exemple, és necessari per poder desenvolupar les seves activitats amb normalitat i prestar un servei de qualitat. No obstant, la normativa de protecció de dades és molt clara respecte al seu ús: les dades només es podran fer servir per aconseguir la finalitat per a la qual es van recollir o obtenir. Així, les dades d’un empleat només seran necessàries, amb caràcter general, durant el temps que duri la relació laboral, i les dades d’un usuari de la pàgina web que s’ha subscrit a un butlletí de notícies només seran necessàries durant el temps que l’interessat el vulgui rebre. En altres paraules, les dades no es poden conservar indefinidament en els sistemes d’informació o en els arxius del Grup TMB.

Així, partint d’aquesta base, totes les àrees de TMB que tracten dades personals hauran de tenir en compte que totes aquelles dades que ja no siguin necessàries per a la finalitat específica per a la qual van ser objecte del tractament hauran de ser suprimides, si bé prèviament a aquesta supressió o esborrament definitiu, la normativa estableix una obligació més: el bloqueig d’aquestes dades personals quan ja no siguin necessàries.

Per bloqueig hem d’entendre el manteniment d’aquestes dades al marge de la resta de dades personals que sí que són necessàries per al desenvolupament de l’activitat de l’organització, aplicant les mesures tècniques i organitzatives adequades que impedeixin tenir-hi accés (ni tan sols per consultar-les). Cal mantenir-les bloquejades durant el temps necessari per fer front a possibles responsabilitats que, a conseqüència del tractament d’aquestes dades personals, se'n poguessin derivar. Aquest termini pot venir establert en una norma o, com succeeix en la majoria dels casos, que no existeixi aquesta indicació. En aquest darrer supòsit, han de ser les diferents àrees, amb el suport de Bon Govern i el delegat de protecció de dades, les que estableixin el termini de bloqueig. Quan aquest termini s’hagi acomplert, s’hauran de destruir/esborrar definitivament aquestes dades personals perquè sigui impossible recuperar-les de cap manera.

Recentment, Bon Govern ha publicat un procediment intern, en forma de directriu de conservació (bloqueig) i eliminació de les dades personals que desenvolupa aquest contingut i que és de vital importància que el personal de TMB que tracti dades personals el conegui. El podeu consultar al peu de l'article.