Dijous, 14 de desembre de 2017

L'ordre i la confidencialitat els caracteritza

 

Equip de carteria, registre de correspondència i ordenances de TMB / M.A. Cuartero

L'ordre i la confidencialitat els caracteritza

El departament de Carteria, Registre de Correspondència i Ordenances està format per un equip de 6 professionals i estan ubicats a l'edifici corporatiu de Zona Franca.

Àngels Rodríguez / 17.05.16 - 11:48h

Els tres equips estan adscrits dins de l'àrea d'Administració i Finances i s'emmarquen en el Servei de Logística de Vendes, Recaptació i Serveis Generals. Està format per M. Carmen Cascallar, Meritxell Belmonte, Juan Antonio Ruiz, Josefa Marcos, Ana Torrico i Miquel Bronchud. Tots depenen directament del cap de la unitat de Serveis Generals, Carlos Antonio Sánchez.

El departament de Registre de Correspondència té la missió de registrar tota la documentació i cartes que arriben a TMB, per correu i altres mitjans, tant d'entrada com de sortida, segellant-la per enviar-la al departament o persona responsable del tema referit en el document. Aquest registre es grava mitjançant un software específic per a una correcta localització i custòdia. Tots els documents es fotocopien, ordenen i arxiven de forma numèrica i consecutiva.

S'encarreguen de l'enviament i control de la paqueteria i de les cartes de correu ordinari i correu oficial de tota l'empresa, així com de la recepció i distribució de les cartes que arriben.

En el departament de Carteria també s'encarreguen de la recepció i tramitació de les peticions de missatgeria que arriben d'arreu de TMB mitjançant el formulari “Petició de servei de missatgers” que hi ha penjat a la intranet.

Funcions

Entre les seves funcions principals destaquen:

  • El registre corporatiu de la correspondència d'entrada i sortida de TMB i la seva custòdia. 
  • La gravació a l'ordinador, mitjançant el software especial de registre de correspondència, de les cartes, dels telegrames, certificats i burofax tant d'entrada com de sortida de TMB.
  • El control, registre i sol·licitud de tots els missatgers que es demanen a TMB.
  • L'enviament i control dels adhesius "contactless" de les màquines de venda automàtica al personal que ho sol·licita. 
  • Control i recepció de tota la correspondència que arriba per medis informàtics (e-mail corporatiu de TMB) i el seu reenviament als departaments o persones responsables del tema corresponent.
  • Supervisió, classificació i repartiment de la valisa interna de TMB que arriba i surt de Zona Franca-2.
  • Atendre el fax corporatiu de TMB, segellant les còpies, fotocopiant-les i registrant-les per a l'arxiu i fent el posterior repartiment.

Des del departament de Carteria es coordinen tots els treballs de les ordenances, que tenen entre les seves funcions principals la classificació i repartiment de tota la paqueteria i correspondència interna dins dels edificis de Zona Franca-2 i del Zeppi i la reposició de paper i tòner de totes les màquines fotocopiadores dels centres, entre altres tasques. També classifiquen tota la valisa interna que s'enviarà fora de l'edifici.

Disposen d'una bona formació, una elevada capacitat organitzativa i habilitats d'arxiu i classificació de documentació. La meticulositat, l'ordre i la capacitat per treballar en equip, així com la predisposició i la disponibilitat, són fonamentals per a aquesta tasca. És important ressaltar el grau de responsabilitat que tenen en la cura de la major part dels documents, ja que treballen amb un alt grau de confidencialitat.

 
Josefa Marcos, Juan Antonio Ruiz, Miquel Bronchud, Meritxell Belmonte, Ana Torrico i M. Carmen Cascallar / M.A. Cuartero
Josefa Marcos, Juan Antonio Ruiz, Miquel Bronchud, Meritxell Belmonte, Ana Torrico i M. Carmen Cascallar / M.A. Cuartero
L'equip amb el cap del departament, Carlos Sánchez /  M.A. Cuartero
L'equip amb el cap del departament, Carlos Sánchez / M.A. Cuartero

Compartir:

Informació relacionada

Seccions
Institucions
TMB
Llocs
Conceptes
Anys

Canal TMB

Captura video

Club GENTMB

Club GenTMB